永信贵宾会项目组进驻这个企业时，它在物料方面主要的问题在于外发加工，电镀件的整个过程进度管理失控：漏下单、尾数多、跟进不及时、异常处理缓慢、重复补胚，黑胚进度缓慢。
针对这个情况和整个项目的实施，永信贵宾会对采购控制采取了以下有效的动作：
（一）采购组织调整
在采购部设置一个电镀件科长，由他来专门负责外发电镀件的采购进度和异常处理。他带着永信贵宾会的采购计划和生产计划长驻供应商（电镀厂）处，在电镀厂对所有的电镀件的进度每天每小时在现场跟进。
成立尾数跟进小组，工作原则是货不回，人不回。异常48小时之内必须解决。
（二）电镀件过程控制的9个要点
（1）整体进度控制：无论做任何工作，整体的计划都是非常重要的。控制从订单评审开始，发现异常，明确各个环节的交期和进度，并有所计划。
永信贵宾会在创英用得最多、检查最多的就是订单交期分解表。订单评审完成以后，各个部门的时间节点就一一出来了，永信贵宾会将这些时间节点汇总，就形成了交期分解表。
永信贵宾会会严格地按照这个表来进行工作的跟进。每个采购员都有这张表，自己的物料该什么时候回来都有明确的规定和要求，而且永信贵宾会会进行跟踪。
还有一个采购的周期表，永信贵宾会这个表主要是用在电镀厂和五金厂，因为这是它最核心的。
永信贵宾会在下单的时候都跟供应商有个明确的约定，那就是我的东西发给你之后，你必须保证我的东西多少天之内完成。如果没有完成，你将接受什么样的处罚。
（2）采购下单时间控制：所有的下单必须在规定时间内完成。很多人说供应商配合不到位，实际上有的时候并不是这样。
在永信贵宾会的稽核过程中发现，并不是供应商不肯跟你做或者不愿意跟你做，而是有时永信贵宾会自己连单都没有下给别人。
当永信贵宾会要来追他的时候或者要生产的时候才发现那个单还在自己的抽屉里面。单都没有下，货怎么回得来？所以这个下单时间的规定非常重要，稽核中心一定要定期去抽查永信贵宾会的单是否下了。
（3）交期确认控制：采购完成下单后在24小时内与供应商确认并要求回签，立即将相关信息记录在采购管制表上。
有的时候采购员把单往供应商那里一扔就不管了，后来永信贵宾会就严格规定，所有下去的订单除了电镀件以外（电镀件的时间已经是规定死的了，没有讨价还价的余地），其他的物料一定要回签，回复永信贵宾会的交期。
这个回签主要是针对五金厂，五金厂是永信贵宾会的龙头，没有五金的进度管控，那么所有的进度都是失控的。
所以永信贵宾会会通过稽核中心严格查每个采购员下的订单是否回签了，回签的时间是否在永信贵宾会控制之内。
回签了之后永信贵宾会就立即将相关信息记录在采购管制表中，永信贵宾会会查这张表有没有交期回复。
不管你是在电脑里做也好，拿出来你自己用手写也好，查的时候你一定要能够说出来你那个东西是什么时候回来，永信贵宾会会拿着你告诉永信贵宾会的时间再来检查你。
永信贵宾会把主要的东西，大件的东西全部登记在这张表上，然后拿张表不断地去检查。首先主管要检查，如果主管不下去查，被永信贵宾会检查到了，先处罚采购员，再处罚主管。
（4）采购进度控制：要求所有采购在交货前三天和交货前一天两次与供应商确认生产进度和交期（主要是黑胚，电镀件与电镀科长确认）。在工厂里面有很多事情并不是工厂没有做，而是根本没有人去跟。
（5）供应商承诺控制：与黑胚和电镀厂签订协议，没有按交期达成，分批次进行货款的扣罚。
（6）采购周计划和日计划控制：采购部长根据订单交期分解表、套料欠料明细表和车间欠料单，在每周的星期五制订采购内部的周交货计划，明确每周的采购任务。在每日的16:00前，采购部部长根据采购部门的交货周计划，制订并下发第二天各采购员的采购日计划。
（7）补胚控制：补胚是电镀件跟进的核心，必须先扣后补，才能有效控制供应商掉胚和重复补胚的现象。
（8）物料跟进会议控制：采购计划下达后，采购部每天早上召开采购进度跟进会议，明确当天采购重点。
（9）稽核控制：稽核中心负责根据订单交期分解表、采购日计划对采购的工作进度进行稽核，并将发现的异常及时反馈和奖惩，并在物料跟进会议中提出。
（三）采取有效动作后取得的成绩
黑胚由原来的30天缩短到7天。
尾数的处理由原来的任意长缩短到后期的48小时。补胚数量由每月45000件下降到20000件左右，减少了50%。
订单生产周期由平均63天下降到平均33天，缩短了30天。
订单准交率由平均30%上升到平均95%，提高了65%。
（四）点评
零散件采购问题的真相在于采购内部失控。实际上大部分的问题在于采购员根本没有下单、漏单或者下单后没有进行反复确认和跟进。
零散件采购进度的控制并不可怕。紧盯内部各个过程，紧盯各个时间点，只要有不达目的决不收兵的狠劲和决心，采购工作一定可以做到位！
